I vostri dipendenti dove archiviano i documenti e come li recuperano in caso di necessità?

  • Molti si avvalgono della struttura a cartelle; una soluzione logica molto valida ma che varia da persona a persona, in funzione delle preferenze e delle caratteristiche individuali.
  • Esistono poi le caselle di posta elettronica, anch’esse dotate di una struttura personalizzata a cartelle, spesso diversa da quella adottata in Windows.
  • Infine, ci sono gli archivi cartacei. Questi possono essere personali oppure organizzati specificatamente per la divisione o l’intera azienda; anche in questo caso, la loro struttura spesso varia in base alle esigenze dei dipendenti o delle divisioni che li utilizzano.Non dimentichiamo l’archiviazione temporanea dei documenti che devono poi essere trasferiti a un’altra destinazione.
    Spesso si utilizzano tutte e quattro queste soluzioni, ognuna destinata ad accogliere una parte delle informazioni, aggiornate o meno. Il risultato è una situazione di grande incertezza, dove i documenti sono esposti al rischio di smarrimento, utilizzo da parte di persone non autorizzate, furto e distruzione. Il problema ha due origini diverse:
  • 1. Prima di tutto, la struttura gerarchica. Sebbene si tratti di un metodo chiaro e logico di salvare i documenti, ogni gerarchia è differente perché le persone pensano e lavorano in modo diverso. Questo costituisce un problema in caso di sistemi di grandi dimensioni, contenenti informazioni provenienti da più persone.
  • 2. In secondo luogo, le persone duplicano i documenti in modo da averne una copia in ogni unità di archiviazione, che si tratti della chiavetta USB, dell’unità di rete, dell’unità locale o dell’e-mail. È quindi difficile sapere esattamente qual è la versione più aggiornata.La nostra Società, tramite le soluzioni Canon, è in grado di gestire anche questo tipo di problematica, e di consigliare al meglio il Cliente nella scelta di archiviare e riordinare digitalmente tutta la preziosa documentazione (sia cartacea che digitale) relativa alla sua attività.